Lösung · Prozessautomatisierung
Prozesse, die durchlaufen. Ohne Medienbrüche.
Wir nehmen Ihre Abläufe end-to-end auf, beseitigen Schnittstellen und Medienbrüche und automatisieren, was sich wiederholt. Mit KI wird auch Arbeit automatisierbar, die bisher an Texten, E-Mails und Dokumenten hing.
Ausgangslage
Wo Zeit und Geld verloren gehen.
Ihre Ansprechpartner
- Magnus HoppeSieben Jahre Porsche Consulting. Kennt die Fragen des Mittelstands aus zahlreichen Digitalisierungsprojekten.
- Lukas MunkerEntwickelt seit 2019 individuelle Software für den Mittelstand, vom Konzept bis zum Betrieb.
In den meisten Unternehmen ist nicht die einzelne Aufgabe langsam, sondern der Weg dazwischen: Daten werden aus E-Mails abgetippt, zwischen Systemen kopiert, in Excel nachgepflegt und per Rundmail freigegeben. Jede Übergabe kostet Zeit und erzeugt Fehler.
Klassische Automatisierung scheitert oft an unstrukturierten Eingaben wie Freitext, PDFs oder Scans. Genau hier setzt KI an: Sie liest, versteht und ordnet zu. So wird aus Prozessoptimierung auf dem Papier eine Dunkelverarbeitung im Alltag.
Vorgehen
So optimieren wir Ihre Prozesse.
Erst verstehen, dann vereinfachen, dann automatisieren. In dieser Reihenfolge, damit kein schlechter Prozess nur schneller wird.
Prozessaufnahme
Wir gehen die Abläufe mit den Menschen durch, die sie täglich machen. Wo es hilft, ergänzen Daten aus Ihren Systemen das Bild (Process Mining).
Prozessanalyse
Durchlaufzeiten, Prozesskosten, Wartezeiten und Fehlerquellen je Schritt. So wird sichtbar, wo der größte Hebel liegt.
Standardisierung
Varianten reduzieren, Regeln festlegen, Zuständigkeiten klären. Lean Administration, bevor eine Zeile Code entsteht.
Schnittstellen reduzieren
Systeme direkt verbinden statt Daten von Hand übertragen. Jede beseitigte Übergabe spart Zeit und vermeidet Fehler.
Prozessautomatisierung mit KI
KI-Agenten lesen Dokumente und E-Mails, prüfen gegen Regeln und Stammdaten und lösen den nächsten Schritt aus.
Mensch an den richtigen Stellen
Wo Entscheidungen Gewicht haben, gibt ein Mensch frei (Human in the Loop). Alles andere läuft durch.
End-to-End-Prozesse
Abläufe, die sich besonders lohnen.
Order-to-Cash
Vom Auftragseingang über Auftragsbestätigung und Rechnung bis zum Zahlungseingang. KI liest Bestellungen aus E-Mails und PDFs und legt sie im ERP an.
Kennzahl: Durchlaufzeit, Fehler je Auftrag
Procure-to-Pay
Von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zur bezahlten Rechnung. Rechnungen werden automatisch gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen.
Kennzahl: Kosten je Rechnung, Skontoquote
Record-to-Report
Vom Buchungsbeleg bis zum Monatsabschluss. Abstimmungen und Berichte entstehen automatisch, die Buchhaltung prüft.
Kennzahl: Tage bis zum Abschluss
Anfrage bis Angebot
Kundenanfragen werden erfasst, eingeordnet und mit einem Angebotsentwurf an den Vertrieb übergeben.
Kennzahl: Reaktionszeit, Angebotsquote
So gehen wir vor
In vier Schritten zum Ergebnis.
Basis verstehen
Abläufe aufnehmen, Engpässe und Medienbrüche finden. Kostenlos.
Zum Schritt →Anwendungsfälle definieren
Prozesse priorisieren, Business Case je Automatisierung.
Zum Schritt →Sicher umsetzen
Prozesse vereinfachen, Systeme verbinden, automatisieren.
Zum Schritt →Ergebnisse messen
Durchlaufzeit und Prozesskosten vorher und nachher.
Zum Schritt →
Messbarkeit
Effizienz, die man sieht.
Wir messen vorher und nachher mit denselben Kennzahlen. Typisch sind Durchlaufzeit, Prozesskosten je Vorgang und der Anteil der Fälle, die ohne manuellen Eingriff durchlaufen. So wird Effizienzsteigerung zu einer Zahl, nicht zu einem Gefühl.
Was wir messen
- Durchlaufzeit je Vorgang
- Prozesskosten je Vorgang
- Dunkelverarbeitungsquote
- Anzahl manueller Übergaben
- Fehler- und Nacharbeitsquote
Häufige Fragen.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung?
Prozessoptimierung macht den Ablauf schlanker: weniger Schritte, weniger Übergaben, klare Regeln. Prozessautomatisierung lässt Software diese Schritte ausführen. Wir machen beides, in dieser Reihenfolge.
Brauchen wir Process Mining?
Nicht zwingend. Für viele Mittelständler reicht eine strukturierte Prozessaufnahme mit den Beteiligten. Wenn Ihre Systeme gute Protokolldaten liefern, nutzen wir sie zusätzlich.
Welche Prozesse eignen sich am besten?
Abläufe mit vielen gleichartigen Fällen, klaren Regeln und einem hohen Anteil an Dokumenten oder E-Mails. Typisch sind Rechnungseingang, Auftragserfassung und Kundenanfragen.
Was passiert mit Fällen, die die KI nicht sicher erkennt?
Die landen bei einem Menschen, mit allen Informationen vorbereitet. Wo diese Schwelle liegt, legen wir gemeinsam fest.
Wie lange dauert ein Automatisierungsprojekt?
Ein erster Prozess läuft meist nach wenigen Wochen. Den Zeitplan legen wir im Umsetzungsplan fest, bevor wir starten.
Kostenloser KI-Check
Finden wir heraus, wo sich KI für Sie lohnt.
Im kostenlosen KI-Check sehen Sie in etwa einer Stunde, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.